In questo articolo scopriremo in modo facile come risparmiare eliminando i documenti cartacei in azienda. Un recente studio sul ‘Documento Digitale’ realizzato da NetConsulting per conto di InfoCamere ha infatti evidenziato i costi in generale, spesso nascosti, della gestione tradizionale dei documenti:
Ogni anno in Italia si stampano circa 115 miliardi di pagine, 19,5 miliardi di queste sono inutilizzate e generano un costo di 287 milioni di euro ogni anno.
Lo sapevi che in generale ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte generando un costo di 18 euro per documento?
Generalmente un documento su 20 viene perduto. Il 3% dei documenti è archiviato non correttamente e il costo per recuperare uno è stimato in 120 euro.
Cos’è e a cosa serve il sistema elettronico di gestione dei documenti?
Si tratta di soluzioni software per dematerializzare i processi aziendali, così da poter per organizzare e facilitare la creazione e la gestione collaborativa dei documenti e dei contenuti cartacei.
Le soluzioni di Document Management System (DMS) servono a gestione elettronicamente i documenti creati e scambiati all’interno di un’organizzazione. Consentono di catalogare, organizzare, spedire, scansionare e archiviare qualsiasi tipo di documento elettronico e non.
Così puoi gestire in modo semplice tutto il ciclo di vita dei documenti a partire dalla loro creazione fino alla conservazione a norma.
Tutti i vantaggi di usare un sistema di gestione dei documenti in azienda:
- Abbattimento di costi di gestione
- Riduzione degli spazi necessari (metri cubi e kg di carta in un solo DVD)
- Inalterabilità dei documenti (mai più documenti sbiaditi, rovinati o macchiati)
- Riservatezza (ogni addetto avrà la possibilità di accedere solo ed esclusivamente a determinati documenti tramite password)
- Efficienza del lavoro
- Rispetto dell’ambiente (l’utilizzo del formato elettronico invece che cartaceo, diminuisce drasticamente l’abbattimento di alberi per la produzione del cartaceo stesso)
[ materiale tratto dalla voce D.M.S. su Wikipedia ].
Trova la soluzione di Document Management System che fa per te.
Dopo aver scoperto come risparmiare eliminando i documenti cartacei in azienda, potrai scoprire quali soluzioni si possono adottare per implementare il Document Management System. Si prospettano 3 scenari diversi:
- Software on-premise: soluzioni software che prevedono l’installazione su macchina locale
- Via cloud: una soluzione che sta diventando sempre più diffusa per usufruire, su canone o a consumo, di applicazioni e servizi implementati su cloud, senza installare infrastrutture hardware o software sulle macchine aziendali. Un soluzione sempre più adatta per utilizzare l’immensa scalabilità e la possibilità di gestire anche grandi volumi di dati nello storage basato su cloud.
- Soluzioni ibride: sistemi che si collocano a metà tra la prima e la seconda soluzione.
Entra nell’era dell’ufficio paperless.
Tieni presente che l’ufficio dematerializzato, senza quindi l’utilizzo di documenti cartacei è già una realtà in molti settori commerciali, in quelli professionali e nelle piccole e medie imprese.
La digitalizzazione è un’evoluzione necessaria per rimanere competitivo e conforme alle normative stabilite negli ultimi anni a favore della dematerializzazione. Nel nostro Paese e nel resto d’Europa, infatti, è ormai obbligatoria in molti settori l’emissione dei documenti digitali. E nel giro di pochi anni questa procedura diventerà di uso comune e fulcro dell’organizzazione informativa di ogni azienda.
Ancora qualche perplessità?
Speriamo di esserti stato utile nel chiarire qualche dubbio su come approdare nell’era della digitalizzazione, implementando soluzioni di Document Management System. Se sei interessato proseguire la lettura per capire in modo semplice perchè integrare i servizi di Facility Management nella tua Azienda, risparmiando per essere al passo con i nuovi cambiamenti.